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职场的正确姿势:怎么样向老板提问看上去不蠢?

来源:中国EMBA招生信息网     发布时间:2017-03-22
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  【EMBA职场智囊】你有没有遇到过这样的难题:

  领导发下来一个任务,但你却一头雾水。有时候想问领导,又怕显得自己很蠢。不问吧,又实在没有头绪,影响工作进程……

  在职场,会不会提问一定程度上影响着你在领导心目中的形象。会提问的人不但能如愿以偿地得到上级的指导,还给对方留下“善于思考、力求进步”的好感;不会提问的人不但干扰了上级的工作步调,还给对方留下“怎么这个年轻人不动脑子呢”的印象。

  看起来好像在认真思考,事实上脑袋一片空白

职场的正确姿势

  下面从四种情况下的提问原则教你向领导发问的正确姿势,又快又好地完成领导交代的任务。

  No.1

  为什么你不懂领导的要求

  为什么我们没听懂领导的要求?是领导没讲清楚还是我们的工作能力出了问题?

  其实是因为上司与下属的处境差异导致了他们有着两种不同的工作思维类型。

  在我们的工作中,大致可以分为两种思维类型,一种是过程导向型,一种是结果导向型。

  过程导向型思维:怎么做>做什么VS结果导向型思维:做什么>怎么做

  普通员工就是典型的过程导向型思维,适用于常规业务。我们在接到领导的任务时,首先想到的是明确这是一件什么类别的任务,然后再套用现成的业务流程执行下去,按部就班地将任务完成就好。

  而领导作为管理者,他的思考方式则是结果导向型,先明确不可改变的目标是什么,再考虑为了达到这个目标,需要用哪些方法、做哪些工作。

  作为普通员工的你想要明确任务,就必须进入领导的结果导向型思维模式,带着目标去向领导提问题,完成自上而下,再自下而上的反复沟通过程,才能保证又快又好地完成任务。

  No.2

  如何通过问问题明确任务

  某天,领导给员工小A交代了一个任务:“小A啊,你马上跟工厂联系一下,把交货日期提前到这个月底,如果月底不能完成的话,你再和他们商量一下替代方案。”

  小A嘴上说“好的”,可是心里泛起了嘀咕,合同上签的是下个月交货怎么说提前就提前了,还有替代方案是什么鬼,应该要走哪些流程……

  很显然,对于这个任务小A心里有无数个问题要问,接下来,我们分四种情况看看小A该如何通过提问与领导沟通来完成任务。

  1

  情况一:你对任务一无所知

  第一种情况,领导以为你明白了,但事实上你自己却是一头雾水。

  这个时候,最好的办法就是用5W1H提问法向领导获取尽可能多的重要信息,让领导来做做简答题,参与到可替代方案的讨论中来。

  提问技巧1

  问出简述题:5W1H提问法,把状况不清的任务明确化。

  5W1H法即明确这几大内容:为什么提出这个任务(why)、这个任务的目的是什么(what)、谁主导这个任务(who)、这个任务的完成地点在哪里(where)、任务的期限是什么时候(when)、如何去做这个任务(how)。

  你和工厂联系一下,需要把交货日期提前,如果在月底之前不能完成的话,再和他们商量一下可替代方案。领导小A如果提前的话要临时调整生产线。是什么原因要提前交货呢?月底客户举行周年庆,需要产品配合促销活动。领导小A按照目前的生产能力,提前交货可能有困难。促销活动会持续几天?持续一个星期。领导小A也就是说有一个星期的缓冲时间。让工厂先提前生产一批来配合前几天的促销活动,后期促销带动销售放缓的时候再补上剩下的产品,您看这样可以吗?可以。保证货源充足即可。

  情况二:做到一半才发现状况百出

  第二种情况是,领导以为你明白了,你也自以为明白了。结果在执行过程中才发现状况百出,这个时候你已经失去和领导进行讨论可替代方案的机会了。

  如果你直接告诉领导无法完成的结果,在领导眼里,你就是不靠谱的下属。亡羊补牢的唯一办法就是,先跟相关负责人沟通影响任务完成的关键因素是什么,尽量能明确几个可替代的方案,通过渐进式的发问,让领导做判断题。

  提问技巧2

  问出判断题:反馈+方案+自己的观点,以“可以吗?”“这样适合吗?”“是否接受?”的形式结尾,让领导回答yes/no,确认任务执行方向。

  要注意的是,这时候你的任务已经执行到一半,在你给领导的选项中必须体现执行过程中的半成品——对方的反馈和你尝试的结果,以此节省与领导的沟通成本。

  小A在接到任务的时候一口回答“好的”,结果执行过程中才发现各种各样的问题,于是他就跑去问领导:

  小A,记得提前交货啊。好的。一个小时后,我去看了一下工厂那边的生产情况,估计月底前交不了货,怎么办啊?能延迟几天交货吗?一个小时后,加急生产需要增加费用,这跟之前签的合同有出入,是不是要再协商一下?小A,脑子是个好东西……

  结果导向型的领导听了自然是一脸糊涂,明明我的要求是月底前交货,怎么成了还在协商呢?是不是你的能力不够到现在还没办好?如果协商不了怎么办?

  正确的提问法是:

  小A:我和厂方商量过了,虽然无法保证月底前全部交完货,但是对方说可以先出三分之二的货,之后再慢慢补上剩下的,你看可以吗?可以。由于临时调整生产流程,导致人力成本增加,可能会提高5%的管理费用,你觉得这个要求是否可以接受?可以,但是要控制成本。为了尽量控制成本,我已经在与厂方进行协商,最好能让他们内部消化一部分,请领导指示是否合适?就按你说的去做吧。

  其实这个结果并没有多大改变,但至少让领导明白你做了哪些尝试,并且有一定的反馈和结果,让领导知道任务执行的进程。

  小提醒

  判断题虽然效率高,但也是属于你对任务判断不清导致的,属于情况一下面的补救措施,这个时候向领导提问其实是有一定风险的。一旦你给出的方案都没有戳中老板的痛点,或者没做好全面的状况分析,就会被领导认为是能力不够。

  3

  情况三:领导在考察你

  第三种情况是领导故意没有完全讲明确任务,以此来考察你的能力。

  这个时候你越是想让领导明确任务,他越是只给你原则上的指导意见,他希望你能够灵活变通地去处理这个事情,以此来观察你是否可以被委以重任。

  提问技巧3

  问出选择题:紧扣考点,提供多种解题思路,并指出每个思路背后的利与弊,用“如果……就……”的形式让领导做出选择。

  这是你从普通过程导向型工作转变到管理层的结果导向性工作的重要跨越。你不仅要明白出题人的意图,在紧扣考点的情况下给出多种解题思路,同时也要提出更多新的问题和观点。

  紧扣考点 发散思维

  对于小A来说,保证月底交货就是领导的考点。逆推回去,影响交货时间的因素有哪些?包括:货物数量、生产效率、人力成本、物流时间成本等等。

  一旦某个方面出现变动会产生哪些连锁反应?将复杂问题简单化,变成一个个明确、清晰的选项,并指出每个选项背后的利弊,最后交由领导来进行选择和决策,得到领导的意见后再进行下一步操作。

  比如要增加人力就会提高管理费用、要增加出货数量就要放弃某一道生产工艺、要节省物流时间就要变更运输方式……让领导作出决策意义上的选择,小A也就顺利通过了领导的考察。

  4

  情况四:领导也没弄清楚任务

  最后一种情况是领导自己也不清楚这个任务。

  领导可能是刚调来这个部门,对业务尚不熟悉,因此下达了一个无法明确的任务。

  这时候你的提问就更加重要了,因为提问是一种双向沟通的方式,把你的信息和新领导进行交换,也是让领导了解业务流程的一个机会。

  提问技巧4

  在这种情况下的提问要注意以下几点:

  不要因为领导不熟悉这块业务就质疑他布置的任务。

  他在提出任务的时候,其实是不理解当前业务流程的,他希望你能与他进行互动和交流。

  这个时候就要让新领导进入你的过程导向型思维,一方面可以让他明白你的工作方式,另一方面因为是新领导,只要你说的有道理,他更有可能接受你的方案。

  你不能以一种教导式的方式去跟新领导介绍业务,而是应该把你的介绍包装成请示的问题呈现出来。比如:如果提前交货日期,XX/XX渠道会发生相应的变动,为了最小程度得降低连锁反应,在尽可能保证按时交货的前提下加大生产能力是否可行……

  从林模式的职场善于提问才能**困局

  职场中有80%的时间花在沟通上,剩下的20%才是你完成任务的时间。学会问问题,是职场沟通中最重要的技能之一。

  而如何问一个好问题,从掌握结果导向型思维模式开始吧。

  文/吴晓波频道

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